存貨對於資產負債表及損益表影響極大,企業在一定期間內可供出售的商品總額中,當期已經出售部分,須將其成本轉入銷貨成本,而所餘尚未出售部分,則為期末存貨。而不論銷貨成本或期末存貨其計算皆以其數量×單位成本。
首先就數量而言,其有兩種方法衡量,一為永續盤存制,一為定期盤存制,另單位成本則可分為成本基礎及非成本基礎,其中成本基礎認定又再分為個別認定、平均法、先進先出及後進先出等四種成本流動假設,就本系統而言,成本管理系統即是處理有關存貨數量之永續盤存制,成本基礎則為年加權平均法,若使用者未使用成本管理作業而是僅依會計管理作業之傳票輸入處理,則存貨之衡量則應屬定期盤存制(此假設企業內亦未另外設置存貨明細分類帳),以下我們以本系統為基準,描述定期盤存制時所需之存貨調整分錄。
需於期末將未出售之商品,逐一實地盤點,求得其數量,然後按照選定的單位成本,計算期末存貨之金額。而期初存貨加本期進貨(此先假設為買賣業)為可售商品總成本,可售商品總成本減期末存貨成本即為本期銷貨成本,故期末必須做調整分錄,將期初存貨轉往銷貨成本(因進貨科目我們已將其列為5*** 為一銷貨成本科目故已不須調整),並將當期的期末存貨從銷貨成本中轉出。
例:90年1月1日時,會計科目1131商品存貨 期初金額$7,000
而至6月30日時盤點存貨得其金額為$9,000。而欲得到此半年期間之財務報表時(1/1-6/30之損益表及6/30之資產負債表),則6月30日應輸入一張存貨調整分錄的傳票如下:
6/30
借:5108 期初商品存貨 7,000
1131 商品存貨 2,000 (=9,000-7,000)
貸:5109期末商品存貨 9,000
※平時商品進貨時需借記5102 而非1131
以上係就買賣業而言,若係製造業,則對於原料、物料、在製品及製成品皆需做類似之調整分錄:現假設原料、物料、在製品及製成品其(期初金額、期末金額)分別為(4,000、3,000)、(7,000、3,000)、(200、300)、(20,000、50,000)則調整分錄如下:
原料存貨
借:5228 期初原料存貨 4,000
貸:1134 原料 1,000
5229 期末原料存貨 3,000
※平時原料進貨時需借記5222 而非1134
物料存貨
借:5238 期初物料存貨 7,000
貸:1135 物料 4,000
5239 期末物料存貨 3,000
※平時原料進貨時需借記5232 而非1135
在製品存貨
借:5218 期初在製品存貨 200
1133 在製品 100
貸:5219期末在製品存貨 300
製成品存貨
借:5208 期初製成品存貨 20,000
1132 製成品貨 30,000
貸:5209 期末製成品存貨 50,000
假設時間到了9月30日,我們想知道1月1日到9月30日之財務報表,並假設9月30日之商品存貨經盤點為10,000元,則調整分錄為(9月30日存貨比6月30日增加1,000):
9/30
借:1131 商品存貨 1,000 (=10,000-9,000)
貸:5109期末商品存貨 1,000
其他有關原料、物料、在製品及製成品之調整分錄方式雷同,不再贅述。
現仍沿上例,因6月30日及9月30日皆已存貨盤點,並已如上述作了調整分錄,而若我們欲知7月1日至9月30日這段期間財務報表(主要指損益表),則應如何處理,我們可在9月30日再加一調整分錄為:
借:5108期初商品存貨 9,000
此一調整分錄係屬臨時性,為避免日後忘記已做此分錄,可於報表出來後刪除此一分錄,或於日後(如10/1)做倒轉分錄也可。